SOP Staf & Karyawan

Standar Operasional Prosedur untuk Tim NEORIX

Edisi 1.0 | Berlaku efektif: 1 Juni 2026

---

📋 DAFTAR ISI

1. Pendahuluan
2. SOP KOMUNIKASI
3. SOP PENANGANAN PROYEK
4. SOP LAPORAN & DOKUMENTASI
5. SOP KEAMANAN DATA
6. SOP KONSULTASI & SALES
7. SOP PENGADUAN KLIEN
8. SOP ABSENSI & DISIPLIN
9. Lampiran: Form-Form

---

📖 BAGIAN 1: PENDAHULUAN

1.1. Tujuan SOP

Standar Operasional Prosedur (SOP) ini dibuat untuk:

Tujuan	Penjelasan
Konsistensi	Memastikan semua staf dan karyawan NEORIX bekerja dengan standar yang sama
Kualitas	Menjaga kualitas layanan kepada klien tetap tinggi dan konsisten
Efisiensi	Meminimalkan kesalahan dan mempercepat proses kerja
Akuntabilitas	Mengetahui siapa bertanggung jawab atas apa
Pelatihan	Memudahkan onboarding karyawan baru

1.2. Ruang Lingkup

SOP ini berlaku untuk seluruh staf dan karyawan NEORIX, termasuk:

Level	Posisi
Manajemen	Founder, CEO, CTO, Head of Operations
Tim Inti	Project Manager, SEO/GEO Specialist, Content Writer, Data Analyst
Tim Pendukung	Admin, Customer Support, HRD

1.3. Hierarki Level Staf

text

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│                         HIERARKI LEVEL STAF NEORIX                          │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                                             │
│   Level 5: FOUNDER / CEO                                                   │
│   └── Level 4: HEAD OF DEPARTMENT (Project, Marketing, HRD, IT)            │
│       └── Level 3: SENIOR SPECIALIST (Senior SEO/GEO, Senior Content)      │
│           └── Level 2: JUNIOR SPECIALIST (Junior SEO, Junior Content)      │
│               └── Level 1: ADMIN / SUPPORT (Admin, Customer Support)       │
│                                                                             │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

---

💬 BAGIAN 2: SOP KOMUNIKASI

2.1. SOP Komunikasi Internal

Aspek	Standar	Penanggung Jawab
Jam Kerja	Respon internal maksimal 30 menit (jam kerja)	Semua staf
Channel Utama	Slack / Google Chat (untuk diskusi cepat)	Semua staf
Channel Formal	Email (untuk keputusan penting, dokumen)	Semua staf
Meeting Harian	Stand-up 15 menit setiap pukul 09.00	Semua staf
Meeting Mingguan	Evaluasi proyek & progress (Jumat, 15.00)	Project Manager
Laporan Harian	Kirim ke channel #daily-report di Slack	Semua staf

2.2. SOP Komunikasi dengan Klien

Aspek	Standar	Penanggung Jawab
Respon Pertama	Maksimal 1 jam (jam kerja)	Project Manager / CS
Respon Lanjutan	Maksimal 1×24 jam (untuk yang butuh investigasi)	Project Manager
Channel Utama	WhatsApp (respon cepat), Email (dokumentasi)	Project Manager
Update Proyek	Minimal 1x per minggu (setiap Jumat)	Project Manager
Bahasa	Bahasa Indonesia baku atau Inggris (sesuai klien)	Project Manager
Tone	Profesional, ramah, solutif (tidak emosional)	Project Manager

2.3. SOP Meeting dengan Klien

Tahap	Standar	Waktu
1. Persiapan	Siapkan agenda meeting, kirim ke klien H-1	30 menit
2. Pelaksanaan	Tepat waktu (jangan terlambat). Rekam meeting (dengan izin)	Sesuai durasi
3. Notulensi	Kirim ringkasan meeting & action item ke klien maksimal 2 jam setelah meeting	2 jam
4. Follow-up	Tindak lanjuti action item sesuai deadline	Sesuai kesepakatan

2.4. Etika Komunikasi (Yang Tidak Boleh Dilakukan)

No	Dilarang	Konsekuensi
1	Membiarkan klien tanpa kabar >24 jam (ghosting)	Teguran tertulis
2	Menjawab dengan nada emosional/marah ke klien	Teguran tertulis + pelatihan
3	Menjanjikan fitur/hasil yang tidak bisa diberikan	Teguran berat
4	Membicarakan klien lain tanpa izin	Teguran lisan

---

📋 BAGIAN 3: SOP PENANGANAN PROYEK

3.1. Alur Penanganan Proyek

text

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│                       ALUR PENANGANAN PROYEK NEORIX                         │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                                             │
│   TAHAP 1: INTAKE (Project Manager)                                        │
│   ├── Terima permintaan dari klien                                        │
│   ├── Buat brief internal                                                  │
│   └── Assign tim proyek                                                    │
│                                                                             │
│   TAHAP 2: DISCOVERY (Tim Proyek)                                          │
│   ├── Analisis kebutuhan (1-3 hari)                                        │
│   ├── Identifikasi risiko & asumsi                                         │
│   └── Buat timeline & penawaran                                            │
│                                                                             │
│   TAHAP 3: PERSETUJUAN (Project Manager)                                   │
│   ├── Kirim penawaran ke klien                                             │
│   └── Tunggu persetujuan tertulis                                          │
│                                                                             │
│   TAHAP 4: EKSEKUSI (Tim Proyek)                                           │
│   ├── Kerjakan sesuai timeline                                             │
│   ├── Update progress ke klien setiap Jumat                                │
│   └── Jika ada perubahan scope → buat amandemen                            │
│                                                                             │
│   TAHAP 5: SERAH TERIMA (Project Manager)                                  │
│   ├── UAT (User Acceptance Testing) dengan klien                          │
│   ├── Perbaikan jika ada (maksimal 2x)                                     │
│   └── Serah terima setelah pembayaran lunas                                │
│                                                                             │
│   TAHAP 6: PASCA SERAH TERIMA (Project Manager)                            │
│   ├── Masa pemeliharaan 30 hari (gratis)                                   │
│   └── Tawarkan retainer bulanan jika diperlukan                            │
│                                                                             │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

3.2. Penugasan Peran dalam Proyek

Peran	Tanggung Jawab	Level Minimal
Project Manager (PM)	Koordinasi dengan klien, timeline, budget, quality control	Level 4
SEO/GEO Specialist	Optimasi teknis, audit, strategy	Level 3
Content Writer	Konten, restrukturisasi, FAQ	Level 2
Data Analyst	Monitoring laporan, dashboard	Level 3
QA / Tester	Uji coba sebelum serah terima	Level 2

3.3. Timeline Standar Proyek

Jenis Proyek	Estimasi Durasi	Drop Point (Milestone)
Audit (sekali)	3-7 hari kerja	1. Audit selesai 2. Laporan dikirim
Optimasi GEO (Quick Win)	2-3 minggu	1. Setup 2. Optimasi 5-10 halaman 3. Laporan bulan 1
Optimasi GEO (Growth)	4-6 minggu	1. Audit 2. Restrukturisasi 3. Laporan bulan 1
Integrasi Teknologi	4-8 minggu	1. Analisis 2. Setup 3. Testing 4. Go-live
Knowledge Management	4-8 minggu	1. Audit 2. Setup 3. Migrasi data 4. Pelatihan

---

📄 BAGIAN 4: SOP LAPORAN & DOKUMENTASI

4.1. Jenis Laporan & Frekuensi

Jenis Laporan	Frekuensi	Penanggung Jawab	Ditujukan ke
Laporan Harian	Setiap hari (16.00)	Semua staf	Manajer
Laporan Mingguan	Setiap Jumat (12.00)	Project Manager	Founder/CEO
Laporan Bulanan ke Klien	Setiap akhir bulan	Project Manager	Klien
Laporan Keuangan	Bulanan (tanggal 5)	Admin	Founder/CEO

4.2. Format Laporan Harian (Slack)

text

📋 LAPORAN HARIAN – [Nama] – [Tanggal]

✅ SELESAI:
- [Task 1]
- [Task 2]

🔄 PROSES:
- [Task 3] (estimasi selesai: [tanggal])

⚠️ KENDALA:
- [Kendala, jika ada]

📅 RENCANA BESOK:
- [Task 4]
- [Task 5]

4.3. Format Laporan Bulanan ke Klien

Bagian	Isi	Panjang
Executive Summary	Ringkasan pencapaian bulan ini	1 paragraf
AI Mention Share	Perbandingan brand vs kompetitor	1 tabel + grafik
Citation Rate	Seberapa sering AI mengutip website	1 tabel
LLM Referral Traffic	Pengunjung dari AI ke website	1 tabel
Pekerjaan yang Dilakukan	Rincian aktivitas	List
Rekomendasi Bulan Depan	3-5 tindakan yang disarankan	List

4.4. SOP Dokumentasi Internal

Dokumen	Lokasi Penyimpanan	Wajib Update
Profil Klien	Google Drive (folder klien)	Setiap ada perubahan
Kontrak & Penawaran	Google Drive (folder legal)	Sekali (kecuali amandemen)
SOP Internal	Google Drive (folder SOP)	Setiap revisi (minimal 1x/tahun)
Template Dokumen	Google Drive (folder template)	Setiap ada perubahan format

---

🔒 BAGIAN 5: SOP KEAMANAN DATA

5.1. Klasifikasi Data

Level	Jenis Data	Contoh	Akses
Publik	Informasi yang boleh diketahui publik	Artikel blog, harga paket	Semua orang
Internal	Informasi internal perusahaan (bukan rahasia)	SOP, struktur organisasi	Karyawan NEORIX
Rahasia	Data yang hanya boleh diakses tim tertentu	Data klien, strategi, kredensial akses	Tim proyek yang ditunjuk
Sangat Rahasia	Data kritis yang jika bocor merugikan perusahaan	Kunci API, password server, data keuangan	Founder + IT

5.2. Aturan Akses Data

Aturan	Penerapan
Prinsip Need-to-Know	Hanya akses data yang diperlukan untuk pekerjaan Anda
Tidak di Perangkat Pribadi	Data rahasia tidak boleh diunduh ke laptop/HP pribadi
Password Kuat	Minimal 12 karakter, kombinasi huruf+angka+simbol
2FA (Two-Factor Authentication)	Wajib untuk semua akun perusahaan
Logout	Wajib logout saat meninggalkan komputer

5.3. Sanksi Kelalaian Keamanan Data

Pelanggaran	Sanksi
Meninggalkan komputer dalam keadaan login	Teguran lisan
Mengunduh data rahasia ke perangkat pribadi tanpa izin	Teguran tertulis
Membagikan password akun perusahaan ke orang lain	Teguran berat
Membocorkan data klien	PHK + potensi tuntutan hukum

---

📞 BAGIAN 6: SOP KONSULTASI & SALES

6.1. Alur Konsultasi dengan Calon Klien

text

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│                     ALUR KONSULTASI DENGAN CALON KLIEN                      │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                                             │
│   1. INBOUND (WhatsApp/Email)                                              │
│      → Respon maksimal 1 jam                                               │
│                                                                             │
│   2. DISCOVERY CALL (15-30 menit)                                          │
│      → Tanyakan kebutuhan, budget, timeline                               │
│      → JANGAN OVERSALE, jangan langsung push paket mahal                  │
│                                                                             │
│   3. FOLLOW-UP                                                             │
│      → Kirim ringkasan diskusi & rekomendasi awal                          │
│      → Maksimal 1x24 jam setelah call                                      │
│                                                                             │
│   4. PENAWARAN (Quotation)                                                 │
│      → Detail cakupan, harga, timeline, asumsi                            │
│      → Kirim via email & WA                                                │
│                                                                             │
│   5. NEGOSIASI                                                             │
│      → Jika perlu diskon, maksimal 15% (kecuali case by case)             │
│      → Jangan terlalu mudah kasih diskon (menurunkan value)               │
│                                                                             │
│   6. KONFIRMASI & DP                                                       │
│      → Persetujuan tertulis (email/WA)                                     │
│      → DP 50% sebelum pekerjaan dimulai                                    │
│                                                                             │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

6.2. Script Discovery Call (Wajib Hafal)

Tahap	Script
Pembukaan	“Halo [nama], terima kasih sudah menghubungi NEORIX. Ada yang bisa kami bantu terkait [topik yang dihubungi]?”
Eksplorasi Kebutuhan	“Bisa diceritakan sedikit tentang bisnis Bapak/Ibu? Saat ini tantangan terbesar di [area] apa?”
Penawaran Solusi	“Berdasarkan kebutuhan Bapak/Ibu, kami merekomendasikan [solusi]. Apakah boleh saya jelaskan lebih detail?”
Penutupan	“Baik, akan saya kirimkan penawaran via email/WA maksimal 1×24 jam. Terima kasih waktunya.”

6.3. Larangan dalam Sales

No	Dilarang	Karena
1	Mengatakan “kompetitor A jelek”	Tidak etis, melanggar kode etik
2	Menjanjikan hasil instan (misal: ranking #1 dalam 1 minggu)	Tidak realistis, akan merugikan klien
3	Memaksa klien yang budgetnya kecil untuk ambil paket mahal	Tidak adil, melanggar etika
4	Mengabaikan klien setelah DP dibayar	Tidak bertanggung jawab

---

📢 BAGIAN 7: SOP PENGADUAN KLIEN (COMPLAINT)

7.1. Alur Penanganan Pengaduan

Level	Penerima	Waktu Respon	Tindakan
L1	Project Manager	1 jam	Coba selesaikan langsung dengan klien
L2	Head of Department	1×24 jam	Jika L1 tidak selesai, eskalasi
L3	Founder/CEO	3×24 jam	Jika L2 tidak selesai, keputusan final
L4	Mediasi / Hukum	–	Jika klien tidak puas dengan keputusan final

7.2. SOP Respon Keluhan

Langkah	Tindakan	Contoh Kalimat
1. Dengarkan	Jangan memotong. Catat semua keluhan.	“Baik, saya catat keluhan Bapak/Ibu. Silakan dilanjutkan.”
2. Minta maaf	Minta maaf atas ketidaknyamanan (meskipun belum tentu salah NEORIX)	“Kami minta maaf atas ketidaknyamanan yang Bapak/Ibu alami.”
3. Klarifikasi	Tanyakan detail untuk memahami akar masalah	“Bisa Bapak/Ibu jelaskan kapan pertama kali masalah ini terjadi?”
4. Tawarkan solusi	Berikan opsi solusi (perbaikan, refund, diskon)	“Kami usulkan untuk [solusi]. Apakah Bapak/Ibu setuju?”
5. Tindak lanjut	Pastikan solusi dijalankan	“Baik, akan kami proses. Kami kabari maksimal [tanggal].”

7.3. Batas Wewenang Penyelesaian

Level	Batas Wewenang (maksimal kompensasi)
Project Manager	Diskon 10% atau perbaikan gratis (nilai < Rp 500.000)
Head of Department	Diskon 25% atau refund 25% (nilai < Rp 2.000.000)
Founder/CEO	Diskon 50% atau refund 50% + kompensasi lain

---

⏰ BAGIAN 8: SOP ABSENSI & DISIPLIN

8.1. Jam Kerja

Hari	Jam Kerja	Istirahat	Fleksibel?
Senin – Kamis	08.00 – 17.00	12.00 – 13.00	✅ Ya (core hour 10.00-15.00)
Jumat	08.00 – 16.30	11.30 – 13.00	✅ Ya (core hour 10.00-15.00)
Sabtu – Minggu	Libur	–	–

8.2. Aturan Absensi

Aktivitas	Standar	Sanksi jika Melanggar
Check-in	Mengisi form absensi digital sebelum 08.00	Telat >15 menit = potong 1 jam
Check-out	Mengisi form absensi digital setelah 17.00	–
Izin	Minimal H-1 (kecuali darurat) via WA ke atasan	Tidak dianggap alpha
Sakit	Kabari atasan sebelum jam kerja, kirim surat dokter maksimal 3 hari	Tanpa surat dokter = izin tidak dibayar
Cuti	Minimal H-7, maksimal 12 hari/tahun	diatur HRD

8.3. Tingkatan Pelanggaran Disiplin

Tingkat	Contoh	Sanksi
Ringan	Terlambat >3x dalam sebulan, lupa log out komputer	Teguran lisan
Sedang	Tidak hadir tanpa kabar (alpha), melanggar SOP komunikasi	Teguran tertulis + potong tunjangan
Berat	Membocorkan data rahasia, black hat SEO tanpa izin, pelecehan	PHK

---

📎 BAGIAN 9: LAMPIRAN

Lampiran 1: Form Absensi Digital

Field	Contoh Isian
Nama	Budi Santoso
Tanggal	15 Mei 2026
Check-in	07:55
Check-out	17:10
Keterangan	(isi jika ada izin/sakit)

Lampiran 2: Form Laporan Harian (Template Google Sheets)

[Template akan dishare via Google Drive]

Lampiran 3: Form Penawaran (Quotation) ke Klien

[Template akan dishare via Google Drive]

Lampiran 4: Form Laporan Bulanan ke Klien

[Template akan dishare via Google Drive]

Lampiran 5: Form Komitmen Etika Karyawan

Saya yang bertanda tangan di bawah ini menyatakan telah membaca, memahami, dan menyetujui SOP Staf & Karyawan NEORIX serta berkomitmen untuk menjalankannya.

Field	Isian
Nama	_______________
Posisi	_______________
Tanggal Mulai Bekerja	_______________
Tanda Tangan	_______________
Tanggal	_______________

---

✅ DAFTAR REVISI SOP

Versi	Tanggal	Perubahan	Disetujui Oleh
1.0	1 Juni 2026	Dokumen awal	Founder

---

NEORIX
Optimasi Bisnis dengan Kecerdasan Buatan

© 2026 NEORIX – Seluruh hak cipta dilindungi undang-undang.